من الصعب حصر وظائف العلاقات العامة، ولكن من السهل تحديد وظيفتها الأساسية، والتي تتمثل بتقديم أفضل صورة للمؤسسة أو الوزارة أو الشركة، من خلال أدوار عديدة يمكن أن تلعبها.

الأصل في وجود العلاقات العامة، هو التعريف بالمؤسسة من خلال تقديم أجمل صورة ممكن لها أمام العملاء، والوزارات، والمسئولين والموظفين أيضاً. 

أ‌- أهمية العلاقات العامة:

تظهر أهمية العلاقات العامة في إحساس المنشأة بأهمية الاتصال الفعال الذى يجب أن تقوم به المنشأة مع كافة الهيئات والجماهير ذات الصلة بالنشاط الذي تقوم به اهتمت بوضع العلاقات العامة كوظيفة أساسية للمنشأة (الانتاج – التسويق – التمويل – الأفراد – العلاقات العامة).

ب- أهداف العلاقات العامة:

1- إيجاد التفاهم المتبادل بين المنظمة والمنظمات الأخرى فى المجتمع وأفراده تحقيقاً للصالح العام.
2- تعريف الجمهور بالمنظمة وبالخدمة أو السلعة التي تنتجها.
3- شرح سياسة المنظمة أي الجمهور بهدف قبولها والاقتناع بها.
4- التأكد من أن جميع الأخبار التي تنشر عن المنظمة للجمهور صحيحة وسليمة.
5- حماية المنظمة من هجوم قد يقع عليها نتيجة نشر أخباركاذبة للجمهور عنها.
6- تهيئة جو صالح بين المنظمة والأفراد المتعاملين معها من الجمهور وبين العاملين بها بعضهم البعض.
7- تشجيع الاتصال بين المستويات الإدارية العليا والمستويات الإدارية التنفيذية وبالعكس.
8- التنسيق بين الإدارات المختلفة لتحقيق الإنسجام في الأداء فيما بينهما.

ج- وظائف العلاقات العامة:

1- تقويم الإتجاهات وقياس إتجاهات الرأى العام.
2- تحديد ورسم سياسات المنظمة بما يتفق مع مصلحة الجمهور.
3- تنفيذ البرامج التي تهدف إلى كسب رضاء الجمهور.
4- الحرص على تقديم الأعمال التي تحظى بإحترام وثقة الجمهور
5- تحقيق المزيد من التعاون الخلاق والأداء الفعال بإستخدام الإعلام المخطط.
6- المشاركة فى حل مشكلات المجتمع والبيئة المحيطة بالمنظمة.
7- المساهمة فى تحقيق التنمية الإقتصادية والإجتماعية.
8- علاج مشكلات الإدارة والعمل على مواجهة التحديات التى تشكل عقبة فى سبيل التنمية الإدارية وذلك على النحو التالى:
– إبراز مظاهر القصور في القوانين واللوائح التى تعجز عن توفير المرونة لمواجهة الظروف المتغيرة والمتطورة.
– تشجيع الحلول الذاتية والمبادرات التى يقدمها بعض الإداريين للتغلب على المشكلات.
– تشجيع الامركزية فى الإدارة وتدعيم الإدارة المحلية للتخفيف من قيود المركزية فى الإدارة.
– تنشيط المناقشات الموضوعية الهادفة إلى تطوير الجهاز الإدارى وإعادة توزيع القوى العاملة بما يتفق مع مصلحة العمل.
– تبني إدارة العلاقات العامة بالتنسيق مع أجهزة التدريب للبرامج التدريبية الرامية إلى رفع كفاءة الأداء لجميع المستويات الإدارية فى المنظمة وتنمية مهارات رجال الإدارة فى مجال العلاقات العامة والعلاقات الإنسانية مما يؤدى إلى تدعيم الشعور بالانتماء والإحساس بالولاء للمنظمة.

وعلى أساس هذا الولاء فإن وظيفة العلاقات العامة تتميز بخصائص أساسية وهي:

– العلاقات العامة وظيفة إدارية أساسية من وظائف المنظمة.
– لا تقل أهمية العلاقات العامة عن غيرها من وظائف المنظمة (الإنتاج – التمويل – الأفراد- التسويق)
– تعمل العلاقات العامة بإتساق وتكامل مع بقية وظائف المنظمة – لتحقيق أهدافها.
– العلاقات العامة وظيفة من وظائف الإدارة العليا في المنشأة.
– العلاقات العامة تعتمد على قاعدة أساسية في ممارستها هي الاهتمام. أولاً: بالجمهور الداخلي ثانياً: بالجمهور الخارجي.
– العلاقات العامة تبدأ من داخل المنظمة ونجاحها في الخارج هو نتاج نجاحها فى الداخل.